Lauberhornrennen

140px-Logo_LauberhornrennenWenn Millionen von TV-Zuschauerinnen und -Zuschauer gebannt vor den Geräten sitzen, zehntausende Besucher vor Ort auf gutes Wetter hoffen und Partystimmung verbreiten, dann steht das Ski-Weltcup-Rennen am Lauberhorn auf dem Programm.

Die CRM-Lösung von cobra unterstützt die Organisatoren bei der Umsetzung dieses alljährlichen Sport-Highlights.

Faszinierendes RennenLauberhorn-Ski

Der Ski-Rennzirkus macht sich seit 1930 jedes Jahr auf den Weg nach Wengen im Berner Oberland: Dort lockt unter anderem die längste Weltcup-Abfahrt Zuschauer an. Der Klassiker zieht Fans seit Jahrzehnten in seinen Bann – nicht zu vergessen die Super-Kombination am Freitag und der Slalom am Sonntag. Kurzum: Die Gäste erwartet ein ganzes Wochenende voller faszinierender Rennen in einer einzigartigen Umgebung

Logistik vom Allerfeinsten

Der Weg zur Rennstrecke ist eine echte Herausforderung – denn nicht nur die Athleten, Funktionäre, Betreuer, Helfer und Zuschauer werden mit der Wengeneralpbahn von Lauterbrunnen nach Wengen gebracht. Auch sämtliche Güter wie Rennmaterial, Tribünen, Zelte und Sponsorenartikel werden Zug um Zug auf 1.274 Meter über Meer gefahren und von dort aus weiterverteilt. Da ist Logistik vom Allerfeinsten gefragt..

Adress-Verwaltung

An die Adressverwaltung, mit der unter anderem die Kontaktdaten von Sponsoren, Rednern, Vertragspartnern und Ehrengästen verwaltet werden, stellt das Team hohe Ansprüche. Für die CRM-Lösung beim Verein Internationale Lauberhornrennen zeichnet der cobra Solution Partner ProIT Informatik AG aus Muttenz verantwortlich.

Bei der Einführung der neuen Adressverwaltung war gute Vorbereitung gefragt: In einer ersten Planungsphase galt es zunächst festzulegen, welche Standardfunktionalitäten von cobra CRM die Bedürfnisse des Kunden bereits abdecken und in welchen Bereichen noch Zusatzentwicklungen umgesetzt werden mussten. Nach dem Sammeln erster Ideen halfen dann Mindmaps dabei herauszufinden, in welchen Schritten das Ziel erreicht werden könnte. Von Anfang an war klar, dass das Projekt in Etappen durchgeführt werden musste – und dass mit jeder Neuauflage  des Events neue Ideen und Wünsche hinzukommen würden.

Die Organisatoren greifen für die gesamte Gästeverwaltung übrigens schon seit Längerem auf cobra CRM zurück. So kann zum Beispiel über verschiedene Parameter definiert werden, welcher Gast an welchem Tag anreist und ob er im Zuge der Veranstaltung namentlich erwähnt werden muss oder nicht. Der Verein legt grössten Wert darauf, in cobra CRM absolut einwandfreie und akkurate Daten zu verwalten. Gerade bei den Helfer-Adressen handelt es sich von Jahr zu Jahr um unterschiedliche Datensätze. Mit der Im- und Export-Funktion von cobra ist es einfach, Daten in cobra CRM zu bearbeiten und anschliessend auch wieder aus dem Datenstamm zu entfernen. Bei einem mehrtägigen Event wie dem Lauberhornrennen sprechen an verschiedenen Hotspots wie dem VIP-Zelt oder im Zielbereich zahlreiche Gastredner. Die dafür benötigten Listen, die darüber Auskunft geben, welcher Redner wann wo spricht, werden ebenfalls in cobra CRM erstellt. Dafür greift man laut Mike Hachen, Projektleiter des Solution Partners ProIT, auf eine Standardfunktion von cobra CRM PLUS zurück. Mithilfe der Zuordnung entsprechender Stichworte sowie gewichteter Auswahllisten wird bei der Listenerstellung automatisch derjenige Redner als erster gelistet, der als nächster an der Reihe ist.

Verträge

Neben der Verwaltung der Adressen war es ein Hauptziel, künftig alle Verträge innerhalb von cobra CRM zu verwalten und auszuwerten. Für den Geschäftsführer ist es wichtig, die verschiedenen Verträge jährlich in einem Tool auf ihre Wirtschaftlichkeit hin prüfen und gegebenenfalls kurzfristig Korrekturen vornehmen zu können. Auch die Buchhaltung kann die für die Abrechnung benötigten Daten aus dem System beziehen und in verschiedenen Formaten exportieren. Der Business-Partner hat nun eine Lösung für den Kunden entwickelt, die dank verschiedener Zusatztabellen sicherstellt, dass die entsprechenden Felder in cobra CRM verwendet und in Recherchen einbezogen werden können. Der ProIT-Betreuer hat bei seinen regelmässigen Besuchen beim Kunden auch ein Auge darauf, dass beim Veranstalter immer die neuste Version von cobra CRM zum Einsatz kommt. Die Erweiterung wurde so programmiert, dass Änderungen, die durch einen Versionswechsel von cobra notwendig werden, rasch und ohne grossen Aufwand realisiert werden können. Somit ist immer sichergestellt, dass Updates ohne Umstände durchgeführt werden können.

Ein Ausblick

Beim nächsten Rennen soll es nun möglich sein, die gesamten Daten für die Akkreditierung, die  heute mithilfe einer Drittlösung verwaltet werden, in cobra CRM zu integrieren. Die Tickets werden dann weiterhin in der bestehenden Lösung erstellt, die Adressdaten inklusive der gesamten Historie aber in cobra CRM abgelegt. So kann sichergestellt werden, dass von Jahr zu Jahr mehr Daten zentral verwaltet werden, die somit jederzeit zugänglich und recherchierbar sind.