Zusammen mit Andreas Seckinger, technischer Leiter bei Computer Trend, wurden die neuen Anforderungen an die CRM-Lösung besprochen: Künftig sollte die Komplexität der Beziehungen zwischen Freiwilligen, Vakanzen und Organisationen in cobra CRM abgebildet werden, um schnell und einfach Statistiken und Auswertungen erstellen zu können.

Zudem sollten die Aufgaben- und Terminverwaltung der Mitarbeitenden über die cobra-Lösung abgewickelt werden. Die Mitarbeitenden sollten beispielsweise – festgelegt in Workflows – automatisiert Aufgaben erhalten. Dadurch können Zuständigkeiten genau festgelegt und der administrative Aufwand für die Mitarbeitenden deutlich verringert werden. Ausserdem sollten in der Lösung in Zukunft auch Spenden, Rechnungen und Quittungen verwaltet werden – vergleichbar einem kleinen Buchhaltungssystem.

Die besprochenen Anforderungen wurden durch ein Upgrade der bestehenden cobra CRM-Lösung umgesetzt. Zusatz- oder Individualentwicklungen für GGG Benevol waren dafür nicht nötig, denn alle Anforderungen konnten mit bestehenden cobra-Funktionalitäten abgedeckt werden. «Heute setzen wir unsere cobra-Lösung als führendes System ein: Alle unsere Daten laufen in einem System zusammen», resümiert Baum die letzten Jahre und fügt hinzu: «Grundvoraussetzung dafür ist, dass die Mitarbeitenden mit der Lösung gerne arbeiten und mit der Nutzeroberfläche intuitiv zurechtkommen. Mit unserer cobra-Lösung sind wir sehr zufrieden, auch die Outlook-Integration ist in Sachen Benutzerfreundlichkeit ein grosses Plus.»

Neben der Aufgaben- und Terminverwaltung brachte die Telefonie-Anbindung der cobra-Lösung den Mitarbeitenden eine zusätzliche Entlastung im Tagesgeschäft: Ruft ein Gesprächspartner an, der bereits in cobra CRM erfasst ist, wird mit dem Klingeln des Telefons dessen Datensatz angezeigt. Zudem wurde ein Rückrufservice in cobra eingerichtet, der den Mitarbeitenden die Zuordnung ihrer nicht beantworteten Anrufe vereinfacht.