cobra CRM-Lösung bei

GGG Benevol – Das Kompetenz-Zentrum für Freiwilligenarbeit

Seit 1992 ist die GGG Benevol in Basel als Vermittlungs- und Koordinationsstelle für Freiwilligenarbeit tätig. Sie bietet Beratung, Information und Vermittlungshilfe für Ehrenamtliche sowie Unterstützung für Organisationen, die bereits ehrenamtliche Mitarbeitende beschäftigen oder dies planen. Zusätzlich führt die GGG Benevol Veranstaltungen, Vorträge und Aktionen in Basel durch und berät Firmen zum Thema Corporate Volunteering.

Um ihre Aufgaben und Daten rund um die komplexen Vermittlungs- und Koordinationsarbeiten effizienter verwalten und bearbeiten zu können, führte GGG Benevol im Jahr 2009 cobra CRM ein. Sie wurde dabei durch die Computer Trend unterstützt, einem sehr kompetenten cobra-Partner. In den darauffolgenden Jahren kamen neue Tätigkeitsfelder für die GGG Benevol hinzu und bestehende Aufgabenbereiche wurden umfangreicher und komplexer. Im Jahr 2013 entschied sich die neue Geschäftsführerin Ursula Baum zum einen für eine stärkere Einbindung von cobra CRM in das Tagesgeschäft und zum anderen für die Erweiterung der CRM-Lösung.

«Aus meiner vorherigen Tätigkeit kannte ich bereits die Vorteile, die eine CRM-Lösung bietet, beispielsweise das Erstellen von Reportings auf Knopfdruck oder das Abbilden von Arbeitsabläufen und Einrichten von Workflows. Diese Vorteile wollte ich auch für die GGG Benevol nutzen», erinnert sich Baum.

CRM-Lösung auf dem Prüfstand

Zusammen mit Andreas Seckinger, technischer Leiter bei Computer Trend, wurden die neuen Anforderungen an die CRM-Lösung besprochen: Künftig sollte die Komplexität der Beziehungen zwischen Freiwilligen, Vakanzen und Organisationen in cobra CRM abgebildet werden, um schnell und einfach Statistiken und Auswertungen erstellen zu können.

Zudem sollten die Aufgaben- und Terminverwaltung der Mitarbeitenden über die cobra-Lösung abgewickelt werden. Die Mitarbeitenden sollten beispielsweise – festgelegt in Workflows – automatisiert Aufgaben erhalten. Dadurch können Zuständigkeiten genau festgelegt und der administrative Aufwand für die Mitarbeitenden deutlich verringert werden. Ausserdem sollten in der Lösung in Zukunft auch Spenden, Rechnungen und Quittungen verwaltet werden – vergleichbar einem kleinen Buchhaltungssystem.

cobra CRM passt sich an

Die besprochenen Anforderungen wurden durch ein Upgrade der bestehenden cobra CRM-Lösung umgesetzt. Zusatz- oder Individualentwicklungen für GGG Benevol waren dafür nicht nötig, denn alle Anforderungen konnten mit bestehenden cobra-Funktionalitäten abgedeckt werden. «Heute setzen wir unsere cobra-Lösung als führendes System ein: Alle unsere Daten laufen in einem System zusammen», resümiert Baum die letzten Jahre und fügt hinzu: «Grundvoraussetzung dafür ist, dass die Mitarbeitenden mit der Lösung gerne arbeiten und mit der Nutzeroberfläche intuitiv zurechtkommen. Mit unserer cobra-Lösung sind wir sehr zufrieden, auch die Outlook-Integration ist in Sachen Benutzerfreundlichkeit ein grosses Plus.»

Komplexität vereinfachen

Die Abbildung der Beziehungen zwischen Freiwilligen, offenen Stellen und Organisationen wurde in cobra CRM so umgesetzt, dass auch die Historie, im Sinne eines Datenverlaufs, miteinbezogen wird. Dadurch können mit wenigen Mausklicks umfangreiche Auswertungen nach Zeitpunkten oder Zeiträumen durchgeführt werden.

Zum Beispiel:
– Wie viele Freiwillige sind aktuell vermittelt
– Wie viele Freiwillige wurden in einem gewissen Zeitraum vermittelt
– Welchen Nationen gehören die Teilnehmer des Projekts Besseres Deutsch durch Begegnung an

Unsere cobra-Lösung wird ständig weiterentwickelt und an neue Anforderungen angepasst. Damit stellen wir sicher, dass unser CRM-System immer nah an unseren dynamischen Organisationsprozessen bleibt.

Ursula Baum, Geschäftsleiterin GGG Benevol

Entlastung im Tagesgeschäft

Neben der Aufgaben- und Terminverwaltung brachte die Telefonie-Anbindung der cobra-Lösung den Mitarbeitenden eine zusätzliche Entlastung im Tagesgeschäft: Ruft ein Gesprächspartner an, der bereits in cobra CRM erfasst ist, wird mit dem Klingeln des Telefons dessen Datensatz angezeigt. Zudem wurde ein Rückrufservice in cobra eingerichtet, der den Mitarbeitenden die Zuordnung ihrer nicht beantworteten Anrufe vereinfacht.

Dynamische CRM-Lösung für dynamische Organisationsprozesse

«Unsere cobra-Lösung wird ständig weiterentwickelt und an neue Anforderungen angepasst. Wir sind hierfür regelmässig mit unserem cobra-Ansprechpartner Herrn Seckinger in Kontakt. Damit stellen wir sicher, dass unser CRM-System immer nah an unseren dynamischen Organisationsprozessen bleibt und uns in unserer Arbeit optimal unterstützen kann», erläutert Baum ihre Vorgehensweise.

Dafür haben die GGG Benevol und Computer Trend einen Support-Vertrag abgeschlossen. Das darin festgelegte Stundenkontingent kann entweder für reguläre Supportanfragen in Problemfällen genutzt werden, oder für Change Requests, beispielsweise um Neuerungen umzusetzen.

Die Anforderungen an GGG Benevol können sich schnell verändern und in ihrer Umsetzung dringend sein: Ein Beispiel hierfür ist das Projekt Gastfamilien für Flüchtlinge, welches GGG Benevol in sehr kurzer Zeit übernommen hatte. «Dann braucht es eine flexible Lösung und einen Partner, der nicht nur umsetzt, sondern auch berät und schnell unterstützt. Diesen Partner haben wir in Computer Trend gefunden!»

Im Überblick: cobra CRM bei GGG Benevol

Organisationsprofil

  • Kompetenz-Zentrum für Freiwilligenarbeit
  • 8 Mitarbeitende / Standort: Basel

Anforderungen an CRM

  • Darstellung aller Daten in EINEM System
  • Komplexität der Beziehungen zwischen Freiwilligen, Jobs und Organisationen abbilden
  • Arbeitsabläufe aufzeigen
  • Abwicklung des Rechnungswesens

Entscheidungsgründe für cobra

  • Intuitive Benutzeroberfläche
  • Outlook-Integration
  • keine Zusatz- oder Eigenentwicklungen erforderlich
  • Erfahrung & Kompetenz des cobra Partners Computer Trend IT-Solution GmbH

Einsatzbereiche bis heute

  • Kundenmanagement
  • Beratungsverwaltung
  • Spendenverwaltung & Abwicklung Rechnungswesen
  • Aufgaben- & Terminverwaltung
  • Reports

Betreuender cobra-Partner

    Computer Trend IT-Solution GmbH in Basel