GGG Migration

Eine Non-Profit-Organisation, die auf Gelder und Spenden angewiesen ist, muss effizient und kostenbewusst arbeiten. Deshalb ist es wichtig, dass jeder Mitarbeiter mit wenigen Klicks alle relevanten Daten zum Kunden aufrufen und Aufträge professionell bearbeiten kann. Besonders wichtig sind auch Auswertungen und Reportings, die für die weitere Budgetplanung entscheidend sind.

Über die GGG Migration

In 15 verschiedenen Sprachen berät die GGG Migration zu rechtlichen und sozialen Fragen. Neben den Tätigkeiten in der Beratungsstelle wird zusätzlich ein Übersetzungsdienst für verschiedenste Dokumente angeboten. Darüber hinaus organisiert die Ausländerberatung regelmäßig Veranstaltungen zu Themen der Integration. Die Services sind auf verschiedene Zielgruppen ausgerichtet – so zählen neben Fach- und Privatpersonen auch Firmen zum Kundenkreis.

Grund für cobra Einführung

2011 entschied man bei der GGG Migration, dass die alte Access-Datenbank nicht mehr länger tragbar sei – ein effizientes und einfach zu bedienendes System musste her, das mehr bieten sollte als die bloße Adressverwaltung.

Gemeinsam nahm man bei einem weiteren cobra-Kunden die dort bereits implementierte Lösung unter die Lupe – und dann fiel die Entscheidung recht schnell. „Wichtig war ein effizientes System, das uns im täglichen Geschäft unterstützt und stark im Bereich Auswertungen und Statistiken ist“, so Robert Weller, Geschäftsleiter der GGG Migration.

Markus Meyer von der Firma Computer Trend übernahm das Projekt und führte bereits im Jahr 2012 das cobra CRM PLUS ein. Ein Jahr später wurde auch die komplette EDV-Betreuung von Computer Trend realisiert. Aus der alten Datenbank konnten über 8.000 Adressen mit den jeweiligen Kriterien in cobra übernommen werden.
Nach nur einer Stunde Schulung konnten die Mitarbeiter loslegen. Zur Vertiefung bestimmter Aufgaben – z.B. Serienbriefe erstellen – wurden Videoanleitungen produziert, die über Links auf dem Willkommensbild des Anmeldebildschirms jedes Anwenders erreichbar sind. Das bietet zum einen eine Hilfestellung bei nicht alltäglichen Aufgaben, zum anderen können neue Mitarbeiter so schneller eingearbeitet werden.

Mehr als Adressen verwalten

Ein erster wichtiger Schritt: Neben den Kundendaten sollten nun auch die Beratungstätigkeiten verwaltet werden können. So kann nachvollzogen werden, welche Beratungsleistung bereits beim Kunden erbracht wurde und wie oft im Vorfeld schon Beratungen zu welchen Themen stattgefunden haben. Neben persönlichen Notizen und den angeschnittenen Themen während des eigentlichen Beratungsgesprächs wird auch die Termindauer erfasst. Die Mitarbeiter werden optisch darauf hingewiesen, wenn gewisse Punkte in cobra noch nicht ausgefüllt wurden, die jedoch für spätere  Auswertungen relevant sind. Da bei der GGG Migration sehr viele Mitarbeiter in Teilzeit tätig sind, ist die Kundenkontakthistorie besonders wichtig – so kann auch ein anderer Sachbearbeiter später alle bereits unternommenen Schritte nachvollziehen. Alle Kontakte mit dem Kunden werden hier festgehalten – ob persönlich, per E-Mail oder per Telefon. Bei Letzterem unterstützt die Telefonintegration von cobra die Mitarbeiter: Ihnen wird angezeigt, welcher Kunde anruft, sodass sie optimal vorbereitet ins Kundengespräch einsteigen können. Auch ein direktes Telefonieren aus cobra heraus ist ohne Probleme möglich. Da die Ausländerberatung mit verschiedenen Behörden und Ämtern zusammenarbeitet und Anträge für die Kunden stellt, sind über 20 verschiedene Vorlagen in cobra hinterlegt. Diese werden per Knopfdruck direkt aus cobra erstellt und ausgefüllt – das spart viel Zeit und Arbeit.

Veranstaltungen managen

Neben den Beratungstätigkeiten organisiert die GGG Migration auch jährlich mehrere Events mit bis zu 250 Teilnehmern. Der Anmeldeprozess wird komplett über cobra gesteuert. So werden die Einladungen mithilfe der Serienbrief-  oder Serien-E-Mail-Funktion versendet. Die Anmeldung erfolgt in der Regel über die Webseite der GGG Migration. Die vom Teilnehmer über das Web-Formular eingegeben Daten gehen per Mail an die Sachbearbeiterin, die mit wenigen Klicks die Daten in cobra übertragen und die Anmeldebestätigung oder Rechnung erstellen kann. Zudem können Namensschilder und Teilnehmerlisten direkt aus cobra heraus erstellt werden. Während der Event-Organisation sehen die Verantwortlichen die aktuellen Teilnehmerzahlen und haben so die Event-Planung stets im Blick.

Reportings und Auswertungen

Für Non-Profit-Organisationen ist es wichtig, die Geschäftstätigkeiten und Leistungen transparent darzustellen. Dafür werden verschiedenste Reportings und Statistiken benötigt. „Früher waren Statistiken schwer nachvollziehbar und zeitaufwendig. Heute haben wir alle Daten in cobra und sparen dadurch sehr viel Zeit“, so Robert Weller. Der Aufbau der cobra-Lösung ist so konzipiert, dass auswertungsrelevante Daten stets eingetragen werden müssen. Dies verbessert zum einen die Handhabung für Kunden, zum anderen macht es die Auswertungen nachvollziehbar und effizient.

Weitere Entwicklung

Getreu dem Motto „Ein CRM wächst stetig mit den Anforderungen des Unternehmens“ sind die nächsten Schritte bereits in Planung. Um die Übersetzungsservices besser einzubinden, soll in Zukunft eine Auftragsverwaltung mit eingebunden werden. Zudem soll die Schnittstelle in das Warenwirtschaftssystem Comatic verwirklicht werden, das für die Buchhaltung eingesetzt wird. Abgesehen davon gibt auch das Kanton stetig neue Anforderungen vor, die umgesetzt werden müssen. Hier ist der hohe Individualisierungsgrad von cobra ein grosser Vorteil, der Dank des Know-hows des Solution Partners Computer Trend umgesetzt werden kann.

„Man hat eine Idee und teilt sie Herrn Meyer mit. Einen Tag später hat man bereits einen ersten Lösungsvorschlag. Das ist einfach eine tolle Betreuung“, fasst es Robert Weller zusammen.